Implantar un Proyecto de Factura Electrónica orientado a PYMES, microPYMES y Autónomos

Cuando se estudia la conveniencia de implantar un proyecto de este tipo, debemos fijarnos en primer lugar en los requerimientos que tenemos dentro de nuestra propia empresa. Ellos nos especificarán en gran medida el alcance del proyecto a realizar.

Es importante analizar si la empresa va a iniciar la implantación desde el punto de vista del emisor, desde el punto de vista del receptor o desde una posición mixta. También debemos conocer el número de interlocutores y volúmenes a facturar, para comenzar así por la implantación con aquellas empresas con las que consigamos un mayor ahorro o con las que sea más sencilla la adopción.

Para el caso sobre todo de las pequeñas y medianas empresas, existen mecanismos intermedios como las plataformas de facturación de terceros o la automatización de procesos donde se puede llegar a un grado de eficiencia alto, reduciendo sobremanera los costes incurridos en el proceso de facturación.

Cuando hablamos de desarrollos a medida o de integraciones complejas de productos, estaremos ante lo que denominaremos proyectos avanzados de facturación electrónica. Son proyectos en los que se busca la integración con soluciones ya desplegadas de ERP, SCM o CRM.

Actividades a desarrollar

Un proyecto de facturación electrónica, bien desarrollado en local o como plataforma de servicio, debe contemplar las siguientes capas y actividades para poder cumplir con los flujos de negocio y requerimientos legales:

Para una correcta implantación debemos diferenciar las actividades principales de las actividades de apoyo. Si bien las primeras tienen un peso específico mayor, las segundas son indispensables para el desarrollo del proyecto de facturación electrónica.

Servicio de firma

El servicio de firma ha de cubrir dos procesos:

• Generación y verificación de Firma Digital: Garantizar la autenticidad del origen de los documentos electrónicos y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de las mismos por parte del emisor.
• Conservación de documentos: Conservar los documentos electrónicos emitidos y recibidos (esta obligación es tanto para el emisor como el receptor) según los términos establecidos en el R.D. 2402/1985. Permite su búsqueda selectiva, visualización, impresión, auditoría de la Firma y descarga del documento original firmado.

Aplicaciones de acceso completo a facturas

Estas aplicaciones deben permitir las siguientes funcionalidades:

• Gestión y Visualización: Creación y acceso a la totalidad de las facturas.
• Impresión: Impresión de la información requerida en el formato definido.
• Auditoría: Acceso a los datos de firma requeridas y datos de certificado firmante.
• Descarga: Descarga del documento original firmado.

Servicio de integración

Transformación: Corresponde al conjunto de procesos que permiten la conversión de formatos y control de los mismos. Incluye las siguientes acciones:

• La conversión entre el formato electrónico emitido por el emisor y el formato de factura que el receptor espera.
• La definición y desarrollo del control de los envíos generados y trazabilidad tras la conversión de formatos.
• La gestión de errores y tratamiento de alertas.

Gestión de comunidades

Se trata de un proceso secuencial. Está centrado en el conocimiento de las características de los usuarios como elemento indispensable de cara al diseño de las acciones de formación, promoción, incorporación y soporte de los distintos usuarios en el nuevo entorno tecnológico. Sus puntos más destacados son:

• Efectividad y agilidad tanto en la migración, como en el uso y adaptación a las nuevas funcionalidades.
• Educación de la comunidad de usuarios desde el punto de vista del valor añadido y de la mejora que aporta a los procesos de negocio la nueva plataforma.

Servicio de administración

La aplicación de factura electrónica debe incorporar facilidades de administración, configuración y alertas. Se asignan los actores que participan y sus roles, los procesos de workflow y sus reglas de negocio a aplicar, los identificadores de los usuarios y el establecimiento de las relaciones comerciales.

Servicios Profesionales.

Equipo de profesionales altamente capacitados y con una fuerte vocación de servicio, para abordar las siguientes fases del proyecto:

• Definición, Diseño y Planificación.
• Desarrollo e Integración.
• Piloto, Despliegue y Explotación.

Fases de un Proyecto de Facturación Electrónica

En la siguiente figura se detallan, de forma visual, las distintas fases de un proyecto de facturación electrónica.

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